Wer im Außendienst arbeitet, weiß: Eine durchdachte Routenplanung ist mehr als nur eine nette Spielerei. Sie entscheidet über Effizienz, Umsatz und letztlich auch die persönliche Zufriedenheit im Job.
Denn jede unnötig gefahrene Strecke bedeutet nicht nur verschwendete Zeit und höhere Kosten, sondern auch verlorenes Potenzial: ein verpasster Kundentermin, weniger Energie für das Verkaufsgespräch oder Stress durch Zeitdruck.
In diesem Blog zeigen wir dir, wie du deine Routenplanung im Außendienst optimieren kannst – mit bewährten Tools, smarten Strategien und einem Praxisbeispiel. Das Ziel: Mehr Kunden, weniger Fahrtzeit und mehr Erfolg im Außendienst.
1. Warum Routenplanung im Außendienst so entscheidend ist
Im Außendienst zählt jede Minute. Du bist nicht nur Verkäufer, sondern auch Fahrer, Planer und Kundenbetreuer in einer Person.
Ohne eine klare Planung passiert schnell Folgendes:
- Du verbringst mehr Zeit im Auto als bei Kundengesprächen
- Termine überschneiden sich oder liegen unpraktisch weit auseinander
- Du verpasst Chancen, weil du nicht weißt, welcher Kunde „in der Nähe“ ist
Effiziente Routenplanung spart dir Zeit, Kilometer, Energie – und bringt dich näher an deine Verkaufsziele.
2. Die typischen Herausforderungen im Vertriebsalltag
Viele Außendienstmitarbeiter planen ihre Woche noch mit Excel oder „aus dem Bauch heraus“. Das führt oft zu Problemen wie:
❌ Zu große oder unklar definierte Vertriebsgebiete
❌ Mehrfachbesuche in der gleichen Region innerhalb weniger Tage
❌ Nicht genutzte Leerlaufzeiten zwischen Terminen
❌ Fehlende Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen
Gerade wenn mehrere Regionen oder Kunden mit unterschiedlichen Prioritäten betreut werden müssen, wird es ohne smarte Planung schnell unübersichtlich.
3. Was eine gute Routenplanung erreichen kann
Mit der richtigen Routenplanung kannst du:
✅ Mehr Termine pro Woche wahrnehmen
✅ Kilometerkosten senken
✅ Deinen Tag strukturierter gestalten
✅ Spontaner auf Änderungen reagieren
✅ Deine Freizeit besser planen
Oder anders gesagt: Du gewinnst mehr Zeit für deine Kunden – und für dich selbst.
4. Die besten Tools & Apps für Außendienst-Routenplanung
Hier stellen wir dir einige der beliebtesten Tools vor – von kostenlos bis professionell.
Tipp:
Nutze Tools, die sich in dein CRM integrieren lassen. So kannst du direkt nach Kundenstandort filtern und deine Tour effizienter planen.
5. Praxisbeispiel: Vorher/Nachher mit smarter Planung
Situation:
Max ist Vertriebsmitarbeiter in Bayern. Er betreut 4 Postleitzahlengebiete mit ca. 100 Kunden. Ohne Tool plant er jede Woche manuell und fährt teilweise über 500 km.
Woche 1 - ohne Tool:
- 12 Kundenbesuche
- 510 km
- 8 Stunden Fahrtzeit
- 2 kurzfristige Absagen, keine Alternative eingeplant
Woche 2 – mit RouteXL & Kundenfilter im CRM:
Max filtert im CRM alle Kunden im Postleitzahlengebiet 83xxx und exportiert die Adressen nach RouteXL. Das Tool berechnet automatisch die optimale Reihenfolge der Besuche. Zusätzlich legt er im CRM eine Liste mit „flexiblen Kunden“ in der Nähe an, auf die er bei Ausfällen spontan zurückgreifen kann:
- 15 Kundenbesuche
- 380 km
- 6 Stunden Fahrtzeit
- 1 Absage → spontan umliegenden Kunden integriert
Ergebnis:
Mehr Termine, weniger Stress – und mehr Umsatzpotenzial.
6. Tipps für spontane Änderungen unterwegs
Auch mit der besten Planung kann ein Kunde absagen oder der Verkehr dich ausbremsen. Hier ein paar Tipps:
🔄 Flex-Listen im CRM:
Lege eine Liste mit „Kunden in Region XY – flexibel besuchbar“ an. So kannst du bei Ausfällen schnell umdisponieren.
📍 Live-Verkehr nutzen:
Google Maps oder Waze zeigen dir Alternativrouten in Echtzeit.
📅 Pufferzeit einplanen:
Plane pro Tag 30-60 Minuten flexibel ein – für spontane Stops oder Pausen.
🗂️ Termine farblich codieren:
Unterscheide „feste Termine“ und „flexible Stopps“, um schneller umzuschalten.
7. So integrierst du Routenplanung in deinen Vertriebsalltag
Die beste Planung nützt wenig, wenn sie nicht zur Gewohnheit wird. Hier ein möglicher Wochenrhythmus:
🗓️ Freitag:
Kundendaten im CRM aktualisieren, geplante Termine festlegen.
📍 Montagfrüh:
Route mit Tool erstellen, Stops priorisieren.
📲 Unterwegs:
Via App auf Live-Routen zugreifen, spontane Änderungen einbauen.
📈 Freitagabend:
Woche auswerten, Verbesserungen für nächste Woche notieren.
8. Bonus-Tipp: Vertriebsgebiete sinnvoll aufteilen
Wenn du in einem größeren Team arbeitest oder ein Gebiet neu übernehmen sollst, lohnt sich eine strategische Betrachtung:
- Heatmaps nutzen: Zeigen dir, wo die meisten Kunden sind
- Gebiet nach Postleitzahl oder Fahrzeit segmentieren
- Grenzen an Wohnort und Hauptkunden orientieren
Tools wie Maptive oder portatour® bieten professionelle Gebietsanalyse-Funktionen.
9. Fazit: Routenplanung zahlt sich doppelt aus
Eine clevere Routenplanung im Außendienst spart nicht nur Kilometer. Sie bringt mehr Kundentermine, bessere Verkaufsgespräche und ein strukturierteres Arbeiten. Mit den richtigen Tools und etwas Routine kannst du deine Effizienz deutlich steigern und gleichzeitig deine Work-Life-Balance verbessern.
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